兵庫県西宮市で起業や創業の際の会社設立業務を取り扱っているカミーユ行政書士事務所です。
今回は「電子定款認証制度」をテーマに解説していきます。
当事務所は会社設立のみならず補助金、助成金にも強い事務所です。
ぜひあわせて補助金などをご検討をされることをおすすめさせて頂きます。
電子定款とは？
電子定款とは、従来の紙媒体の定款に代わり、ＦＤ,CD-R,USＢメモリ等に電子媒体に作成・記録・格納された定款のことを言います。
電子定款の作成方法は、文章作成ソフトのワードや一太郎で定款の文書を作成し、これをＡｄｂeＡｃｒobat等のＰＤＦ変換ソフトを使用してＰＤＦ化し、紙媒体の定款に必要だった、定款への署名、押印の代わりに、電子署名を付して、電子媒体に保存します。
定款は、公証役場の公証人による認証が必要で、電子定款制度は、２００４年３月からこの認証において、「電子公証」が可能になったことを受け実用化に至りました。
何故なら、電子定款は紙ではないので印紙をはることが観念出来ません。
紙媒体の定款は、課税文書と言われる文書で、印紙税が課せられますが、電子定款は、文書に該当しないので、印紙税の４万円は不要になります。
会社を設立する際に必要となる定款作成に関する制度として「電子定款認証制度」があります。
一般の方が自身で紙の定款を作成し、定款認証を行うより行政書士等の会社設立代行権者に依頼する方が安く済むという事実があります。
従来の紙による定款認証では、収入印紙として印紙代4万円が必要でしたが、電子定款認証ではオンラインで認証を行うのでこの収入印紙4万円が不要になります。
仮に個人で電子認証をしようと考えると電子認証を行うためのカードリーダー等の機材や電子署名を行うための定款のｐｄｆ化に必要なソフトが必要になってきます。
これらの機材などを揃えようとすると軽く4万円を超えてしまいます。
知識や経験のない方が電子認証手続きを行うことは機材などの経費の面に加えて煩雑な業務を行わないといけないので会社経営の面で最も重要な要素である「費用対効果」の点からも得策とはいえないでしょう。
通常、自分で会社設立事務の作業を完了するには50－100時間かかると言われています。
そのお時間があればもっと経営に必要な業務に充てることができるでしょう。
さらに慣れない手続きから生じるストレスを感じる可能性もあります。
電子定款認証の環境を整えている行政書士に会社設立事務の仕事を依頼し、活用すれば迅速かつ確実に電子定款認証が行われることになってきます。
電子定款のメリット、デメリット
会社の設立にあたって電子定款を作成する場合に生じる主なメリット・デメリットを順番に取り上げます。
メリット
まずは、電子定款を作成する場合に生じるメリットの中から代表的な2つをピックアップし、順番に解説します。
印紙税4万円が不要
電子定款を採用する最大のメリットは、印紙税（4万円）を節約できることです。
定款を書面で作成する場合は印紙税法上の課税文書として扱われるため、印紙税として4万円の費用を支払う必要があります。
これに対して、電子定款を作成する場合は印紙税法上の課税文書に該当しないことから、印紙税の4万円を支払う必要がありません。
ただし、次のデメリットで記載している必要なソフトや機材がそろっていない場合は、電子定款の採用により削減できる4万円と同程度の費用がかかってしまう点に注意しましょう。
オンライン申請が可能
ペーパーレス化が進んでいる現代において、オンライン申請・PC上での管理が可能な電子定款は魅力的です。ペーパーレス化を推進することで、業務生産性の向上やセキュリティ・内部統制の強化などが期待できます。
デメリット
電子定款の作成には多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。
ここではデメリットの代表例をピックアップして解説します。
ソフトや機材が必要
電子定款を採用する最大のデメリットは、定款の策定にソフト・機材が必要となる点です。
電子定款を作成するために必要なものは以下のとおりです。
電子証明書付きのマイナンバーカード
電子定款に必要なものは、マイナンバーが書かれた紙（通知カード）ではなく、プラスチック製のICカード（電子証明書付きのマイナンバーカード）です。
電子証明書付きのマイナンバーカードは、申込から発行までに時間がかかることもあるため、電子定款の申請を検討している場合は早めに申請を済ませておくことが望ましいです。
電子署名ソフト
作成した定款をPDFに変換し、電子署名を挿入するためには、それに対応するソフト（例：Adobe Acrobat）を準備しなければなりません。
電子署名とは、簡単にいうと「その電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないことを証明するもの」であり、文書における押印・サインなどと同等の役割を果たすものです。
電子署名プラグインソフト
これはPDF化した定款に電子署名を付与するためのソフトウェアです。
前述したAdobe Acrobatを利用する場合は、登記・供託オンライン申請システムが提供するPDF署名プラグインソフトを使用してPDFに電子署名を付与できます
ICカードリーダライタ
マイナンバーカードを読み込むために必要となるものです。
購入する際は、マイナンバーカードの読み込みに対応しているICカードリーダライタかどうか入念に確認しましょう。
以上の4点が、電子定款を採用する際に必要となるソフト・機材の代表例です。
これらのソフト・機材を一から揃えるとなると恐らく書面の定款を作成する場合と同程度のコストがかかりますが、すでにソフト・機材を持っているならばデメリットにはなりません。
いかがでしたか？
お聞きしてみたいことがございましたらお気軽におっしゃって下さい。
LINEはこちら
メールはこちら
